أحد أبرز المصاعب التي تواجه المؤسسات صغيرة ومتوسطة الحجم هي إدارة الجوانب المالية في ظل الرغبة الملحة لتطوير الكيان التجاري. المكاتب الافتراضية أصبحت أحد خيارات مساحات العمل الأكثر طلبًا من المؤسسات صغيرة ومتوسطة الحجم التي تسعى لخفض النفقات العامة التي يتطلبها المكتب/ مساحة العمل التقليدية.

وبالإضافة إلى تلك الميزة، تقدم المكاتب الافتراضية ميزات أخرى فريدة يمكن للمؤسسات صغيرة ومتوسطة الحجم استخدامها لتحقيق حضورًا مميزًا. تتناول هذه المقالة كيفية مساعدة المكاتب الافتراضية للمؤسسات صغيرة ومتوسطة الحجم على خلق حضور قوي في عالم الأعمال.

تضفي طابع الاحترافية والمصداقية والمشروعية على النشاط التجاري

أحد أهم الطرق التي تمكن المكاتب الافتراضية المؤسسات صغيرة ومتوسطة الحجم من تحقيق الحضور المميز هو العنوان المهني المميز والمعروف الذي يمنح النشاط التجاري مظهرًا احترافيًا ومصداقية ومشروعية.

المشكلة التي تواجهها المؤسسات صغيرة ومتوسطة الحجم وخاصة التي تعمل عن بعد هي أنها تدير عمليات نشاطها التجاري من عنوان سكني أو عنوان غير موثوق فيه ورقم جوال مما يجعل المظهر العام للنشاط التجاري غير احترافي وغير جدير بالثقة. 

حينما تستأجر مكتبًا افتراضيًا ستحصل على عنوان مهني فعلي ورقم هاتف بالمكتب خاص بشركتك. عناوين المكاتب الافتراضية تمنحك خيار التمتع بعنوان بارز وشهير في مجال نشاطك التجاري. وكل من العنوان ورقم الهاتف يمكن استخدامه على بطاقات العمل والموقع الإلكتروني والبريد الإلكتروني أو أي مواد أو أخبار تذكر علامتك التجارية. وهو ما يمنح مظهرًا احترافيًا لمؤسستك وهو ما يزيد من مصداقية ومشروعية نشاطك التجاري لدى عملاؤك الحاليين والمستقبليين.

جميع تلك المزايا التي يقدمها المكتب الافتراضي تجعل مكتبك أكثر جاذبية للعملاء مقارنة بمنافسيك وهو ما يساعدك على خلق مكانة مميزة في عالم الأعمال في وقت قصير.

خدمات استقبال ومساعد إداري بالموقع

المكاتب الافتراضية تمنحك الوصول إلى فريق دعم يتولى المهام الإدارية باحترافية. وحسب مزود خدمة المساحات المكتبية الافتراضية، تختلف خدمات الاستقبال والمهام الإدارية التي يؤديها نيابة عنك. لذا بفضل الفريق المتخصص الذي يتولى  جميع مهامك الإدارية بالإضافة إلى إدارة البريد والهاتف، يمكنك الاطمئنان إلى عدم تفويت المكالمات الهامة أو تضييع أي بريد بينما تركز أنت على نشاطات الكيان التجاري الأكثر أهمية.

ويمكنك أيضًا الاطمئنان إلى أن الفريق سيتولى جميع المهام الإدارية والاستقبال باحترافية عالية  بما يتماشى مع المعايير المهنية لمنح عملائك تجربة إيجابية. وهو ما يضفي طابعًا احترافيا لكيانك التجاري وعلامتك التجارية.

سهولة الوصول لقاعات الاجتماع

إذا كانت مؤسستك صغيرة أو متوسطة الحجم وتعمل عن بعد، يكون من الصعب خلق بيئة احترافية للاجتماعات. وعقد الاجتماعات بالخارج أو في أماكن عامة مثل  المقاهي قد ينزع صفة الاحترافية عن نشاطك التجاري. بالإضافة إلى أن إيجاد مساحة خاصة مناسبة لعقد الاجتماعات لعدة ساعات قد يستغرق الكثير من الوقت ويتطلب الحجز المسبق مما يسبب تأخيرات بل قد يضيع بعض الفرص.

مع المكاتب الافتراضية، يمكنك الحصول بسرعة على غرف اجتماع احترافية مصممة ومجهزة بجميع المرافق والتكنولوجيات اللازمة لعقد اجتماعات فعالة. يمنح ذلك الحضور تجربة إيجابية وانطباعًا طيبًا عن مؤسستك وهو ما قد يقود إلى زيادة في المبيعات ومساعدة نمو شركتك.

إذا كنت أحد المؤسسات صغيرة أو متوسطة الحجم وتسعى للحصول على حضور قوي باستخدام المكاتب الافتراضية، تواصل معنا في The Executive Centre. مساحات المكاتب الافتراضية لدينا تمكن المؤسسات التجارية من النمو بسرعة بالمعدلات المستقبلية. وأفضل ما يميز مكتبنا الافتراضي هو أنه يمكنك الحصول على أرقى العناوين دون الحاجة إلى استئجار مساحة مكتبية فعلية. 

فعاليات الشركات لا تقتصر على المظاهر البراقة، فعالية شركتك تعبر عن هوية علامتك التجارية وعقلية الشركة وكيفية تصرفها. وهي فرصة ممتازة لجذب انتباه العملاء المحتملين أو الشركاء أو حاملي الأسهم أو الموظفين. وهي مناسبة ممتازة لبناء شبكات العلاقات.

لكن إمكانية استغلال تلك الفرص تعتمد اعتمادًا مطلقًا على تجربة الحضور والانطباع الذي تلقوه خلال الفعالية. وذلك لأن الأفراد يتذكرون إحساسهم في لحظة بعينها أو كيف أثرت تجربة ما فيهم، وكلما كانت إيجابية زاد الوعي بتلك العلامة التجارية.

بالإضافة إلى اتخاذ القرار المناسب بشأن الموقع أو مقر الفعالية، اختيار المرافق المناسبة بمقر الفعالية في غاية الأهمية حيث يؤثر على نجاح فعالية الشركة وترك انطباع إيجابي لدى الحاضرين. ولتسليط المزيد من الضوء على هذا الأمر، نورد ثلاث طرق رئيسية تؤثر بها المرافق على فعالية شركتك.

ضمان السلاسة

تختلف التوقعات الخاصة بمقر الفعالية حسب طبيعة الفعالية ومدتها. فإذا كانت فعالية تستمر ليوم كامل مثلًا، يجب توفر مرافق مثل الطعام والمشروبات ودورات المياه. وإذا استمرت الفعالية حتى وقت الليل، ينبغي توفر مرافق الإضاءة الكافية التي تضمن استمرار نشاط الفعالية.

إذا كان جدول الفعالية يشمل عدة أنشطة عليك التأكد من أن مخطط القاعة ومساحتها يلائم تلك الأنشطة. على سبيل المثال، في بعض الحالات ستحتاج بعض الأنشطة إلى موقع خارجي بينما قد لا يتوفر ذلك في مقر الفعالية. إذا كانت المرافق اللازمة غير متوفرة بمقر الفعالية الذي اخترته فسيؤثر ذلك سلبًا على سير الفعالية ويعرقلها بينما ستنشغل أنت بمحاولة حل تلك المشكلات الخاصة بمرافق مقر الفعالية.

توفير راحة الحضور

نجاح إدارة فعاليات الشركات يعتمد على تمتع الحضور بالتجربة المثالية. يتوقع الحضور سير فعالية الشركة بسلاسة وبدون عقبات وفق خطة موضوعة بعناية بما في ذلك سهولة المواصلات ومرافق صف السيارات.

الانطباع الإيجابي للحضور يتأثر بجودة مرافق الجلوس في مقر الفعالية. فإذا كانت تجهيزات الجلوس لا توفر الراحة أو الرؤية الجيدة للمسرح أو الشاشة أو الأنشطة، يصبح من الصعب على الحضور متابعة سير الفعالية.

انخراط المدعوين بالفعالية

تعتمد فعاليات الشركات حاليًا على أحدث التكنولوجيات للحفاظ على تركيز واندماج وانخراط الحضور. والواقع أن فعاليات الشركات دائمًا ما يتوقع أن تحتوي على مرافق حديثة تمكن الحضور من فهم الفعالية بصورة أفضل.

من الضروري توفر المعدات والأجهزة المناسبة مثل أجهزة العرض وأنظمة الصوت ومرافق البث الحي وعازل الصوت (لتحسين الصوتيات في قاعة الفعالية) وتكنولوجيا شاشتي العرض وغيرها حسب نوع الفعالية التي تستضيفها وطبيعة أنشطتها.

يتوقع الحضور أيضًا توفر المرافق التي تسجل حضورهم وتتابعه بدون أي تعقيدات وبكل سلاسة. على سبيل المثال، انتشر مؤخرًا كيوسك التعرف على الوجه الذي يسجل تفاصيل المدعوين والتكنولوجيا التي يمكن ارتدائها مثل معصم اليد والشارات الذكية التي تضيف إلى إنتاجية الحضور واندماجهم في فعالية الشركة.

تواصل معنا في  The Executive Centre إذا كنت تبحث عن مقر لعقد فعالية لشركتك يتوفر بها أحدث المرافق التكنولوجية المريحة. تضمن قاعات الفعاليات لدينا ومرافقها تجربة لا تنسى تتسم بكفاءتها وتضيف إلى الغاية الأهم وهي نمو مؤسستك.

لا تقتصر عملية الترويج للعلامة التجاري على العملاء وحسب، بل هو مفهوم يتخطى ذلك ليضم العاملين وجميع أصحاب المصلحة في الشركة. يغفل الكثير عن أهمية مساحة العمل وعلاقتها بالترويج لكن الواقع أن الترويج لعلامتك التجارية يبدأ من مقر العمل. تتطلب المساحات التقليدية قدرًا كبيرًا من التخطيط والتصميم بمعرفة محترفين الذي يتم بما يناسب طبيعة نشاطك التجاري، وهو ما يتطلب تكلفة عالية ولا يتسم بالبساطة.

صارت المكاتب المجهزة هي الوجهة التي يرتادها جميع الباحثين عن مساحات مكتبية وذلك لعدة أسباب من ضمنها فعالية التكلفة والاحترافية. ومع تطور أنماط المكاتب المجهزة، صارت خيارًا ممتازًا يعبر عن هوية علامتك التجارية الفريدة. تورد هذه المقالة ثلاث أساليب فعالة لوضع بصمة علامتك التجارية في المكاتب المجهزة يراها كل من يزورك.

الانطباع الجيد

الانطباع الذي يكتسبه عملائك وموظفيك وأصحاب المصلحة عن مقر العمل يؤثر تأثيرًا بالغًا على انطباعهم عن علامتك التجارية. ويشمل ذلك الديكور الداخلي الرحب والألوان المستخدمة وترتيب المكتب الداخلي والمرافق والممارسات الصحية العامة التي تتبعها، فكل ذلك يخلق الانطباع الأول لدى كل من يزور مقر عملك.

ينبغي لمراكز الأعمال المجهزة التي تسعى للاحترافية والتقدم أن تتبنى أفضل فلسفات التصميم في مساحات العمل التي تعرضها لعملائها. وينبغي أيضًا عليها التمتع بموقع جذاب في وسط مراكز الأعمال المحورية التي تتسم بالبنية التحتية عالية الكفاءة ويسهل على الزوار الوصول إليها. بالإضافة إلى ذلك، تمنح المكاتب المجهزة نشاطك التجاري عنوانًا مميزًا في بعض مجمعات الأعمال البارزة أو في بعض المدن وتمكنك من عرض صورة جذابة وقوية لعلامتك التجارية وهويتها للمهتمين بذلك.

اتباع المعايير الاحترافية

أحد الطرق الأخرى الفعالة التي تعبر بها المكاتب المجهزة عن هوية علامتك التجارية مقارنة بالمكاتب التقليدية هي اتباع المعايير الاحترافية في جميع ما يتعلق بمساحة العمل والخدمات التابعة لها.

تقدم المكاتب المجهزة العديد من الخدمات التي تضيف لقيمتها والمرافق التي تدعم المظهر الاحترافي لمقر العمل. على سبيل المثال العديد من المكاتب المجهزة في دبي الرائدة في ذلك المجال تقدم خدمة إدارة للبريد والمكالمات الهاتفية لكل مستأجر كأحد خدمات القيمة المضافة. وهو ما يعني أنه حتى لو كنت شركة ناشئة، لا يزال بإمكان منح عملائك وموظفيك انطباعًا احترافيًا عن هوية علامتك التجارية من خلال تلك الخدمات.

بل إن بعض المكاتب المجهزة بها استقبال مجهز بكامل المعدات للترحيب بزوار مكتبك بطريقة احترافية ومنحهم انطباعًا طيبًا عن علامتك التجارية.

تعزيز تجربة الزوار

تحتوي المكاتب المجهزة على مرافق مثل غرف الاستراحة وغرف الاجتماعات وقاعات المؤتمرات والمطابخ المجهزة بكامل المعدات وماكينات القهوة أو الشاي وتخضع بعض تلك الخدمات لرسوم حسب الاستخدام. تلك المرافق جميعها تتضافر لتقدم تجربة جذابة وفريدة للعاملين والشركاء ومالكي الأسهم الذين يزورون مقر عملك.

لنفترض أنك عقدت اجتماعًا أو برنامجًا تدريبيًا في مكتب مجهز بالخدمات، سيتسنى للمشاركين حينها الوصول بسهولة لتلك المرافق مما يمنحهم تجربة مريحة وفريدة على خلاف أجواء المكاتب التقليدية. تلك التجارب يتم الحديث عنها وتضيف إلى شهرة العلامة التجارية بين منافسيها ويمكن استخدام هوية العلامة التجارية الفريدة تلك كأداة تسويق لاجتذاب عملاء وموظفين محتملين مستقبلًا.

تحسين التعاملات

أحد الطرق الرئيسية لتمييز العلامة التجارية عن غيرها هي تحسين التعاملات مع أصحاب المصلحة. وتتولى التكنولوجيا ذلك بسلاسة في المكاتب المجهزة حيث يتم تجهيز تلك المكاتب بأحدث تكنولوجيات العمل المشترك. توظف المكاتب المجهزة مجموعة من أحدث المرافق التي تبسط عملية تفاعل الزوار مع علامتك التجارية. ويشمل ذلك مرافق الإنترنت اللاسلكي وتوصيل كابلات الأجهزة بمنطقة الاستقبال كما تشمل التكنولوجيات الحديثة مثل العرض اللاسلكي والمنصات المحمولة واللوحات الذكية في قاعات الاجتماعات.  تلك التجارب السلسة التي تدعمها التكنولوجيا تساعد على منح انطباع التقدم ومواكبة علامتك التجارية لعصر التقدم التكنولوجي.

إذا كنت ترغب في تحسين هوية علامتك التجارية عن طريق اختيار المكتب المجهز المناسب في دبي، تواصل معنا على The Executive Centre. مكاتبنا المجهزة مصممة بعناية وتحتوي على ديكورات داخلية راقية تركز بالمقام الأول على إنتاجية مقرات العمل المشترك وتمكن عمليات الكيانات التجارية من النجاح دون مواجهة أي عقبات

أخذت ثقافة العمل المشترك بالنمو مؤخرًا على خلفية الجائحة وتنبه الشركات لفعاليتها من حيث التكلفة والإنتاجية. ويُلاحظ أنه بالإضافة إلى الأفراد المستقلين والشركات الناشئة فإن الشركات متوسطة وكبيرة الحجم توظف استراتيجية استخدام مساحات العمل المشترك لأغراض مختلفة.

وبينما ينتفع العاملين بمزايا المساحات المشتركة، لا يزال العديد يبحثون عن سبل تحقيق الإنتاجية القصوى فيها. تسرد هذه المقالة بعض الطرق التي يمكن للمؤسسات اتباعها لتحقيق أقصى إنتاجية من مساحات العمل المشترك.

التركيز على تخطيط المساحة

تخطيط المساحة ضروري لخلق بيئة تركز على الإنتاجية حيث يعمل الموظفين في مساحات تختلف عن المكاتب التقليدية. ولتحقيق ذلك يجب النظر لبعض الأمور الأساسية بعين الاعتبار عند تخطيط المساحة، مثل:

• ترتيبات مناسبة للمساحة، تلائم العمل منفردًا أو العمل مع فريق حسب طبيعة الوظيفة.
• ينبغي أن تكون ترتيبات الجلوس ومحطات العمل مريحة للعمل لساعات طويلة.
• مزايا التحكم بالضوضاء لخلق بيئة خالية من الملهيات وتشجع على التركيز. يمكن دراسة تثبيت نظام صوتي لتجنب الملهيات وخفض الضوضاء. يمكنك استخدام سماعات الأذن المانعة للضوضاء أو وضع لافتة على مكتبك لمنع الإزعاج.
• سهولة الوصول لمقابس الكهرباء والوصول للإنترنت.
• البيئة المنظمة تمنحك سرعة الوصول إلى المواد والعاملين والأجهزة الأخرى عند الحاجة وتجنبك إضاعة الوقت.
• عند اعتبار تلك العوامل قبل تخطيط مساحة العمل المشترك، سيسهل عليك خلق بيئة تشجع على الإنتاجية وتحد من إضاعة الوقت.

استغل خدمات البريد والمكالمات

بعد تخطيط المساحة الجيد، أحد أكثر الطرق فعالية لتحقيق أقصى استفادة من مساحة العمل المشترك هي استغلال خدمات البريد والمكالمات.  معظم مساحات العمل المشترك تقدم خدمات عدة تضيف لقيمته كجزء من باقة المساحة المشتركة وأحد تلك الخدمات هي إدارة البريد. وكما هو معلوم فإن أحد العقبات التي تواجه الإنتاجية في بيئة العمل هي المكالمات المتكررة.

لذا بدلًا من إدارة ذلك بنفسك أو تعيين أحد أفراد فريقك، لديك خيار إسناد المهمة في مساحة العمل المشترك إلى فريق متخصص تابع للمؤسسة التي تدير المساحة. بذلك يتسنى لك ولفريقك التركيز على الجوانب الهامة وعملية اتخاذ القرارات التي تتطلب مهارات التفكير النقدي.

بناء شبكات العلاقات

على الرغم من عدم اتصالها مباشرة بالإنتاجية، إلا إن بناء شبكات العلاقات تظل استراتيجية جيدة لاستغلال مساحات العمل المشترك من أجل نجاح النشاط التجاري. فمساحات العمل المشترك هي مجال جيد لبناء شبكات العلاقات والتواصل مع أفراد من مختلف المجالات والاهتمامات داخل المساحة المشتركة.

وحينما يتواصل الأفراد يجدون أنفسهم قد تعرفوا على جوانب جديدة من مجالات مختلفة وخاضوا تجارب حل المشكلات وتطوير مهارات جديدة. إذا تعمقت بالنظر ستجد أن التعلم وتلك التجارب الناتجة عن بناء شبكات العلاقات تساعدك وتساعد موظفيك على العمل بمعارف ومهارات جديدة وهو ما له بالغ التأثير على تعزيز إنتاجية العمل.

من الهام ملاحظة أن تحقيق أقصى إنتاجية في بيئة عمل مشتركة يعتمد بالدرجة الأولى على اختيار مزود خدمة مساحات العمل المشتركة وسياساته ومعاييره وجميع المرافق المعروضة. لذا احرص على اختيار مساحة عمل مشترك تضيف قيمة تساعد على تحقيق أقصى إنتاجية مع مراعاة جانب التكلفة.

في The Executive Centre، صممت مساحات العمل المشترك بما يلقى إعجاب رواد الأعمال الحديثة. ونقدم أيضًا عروض تحتوي خيارات عدة يمكنك تخصيصها بما ينساب احتياجاتك واحتياجات فريقك لتحقيق أقصى إنتاجية بالطرق التي تفضلها.

 

افتتاح كيان تجاري في دبي أمر مشوق ومحفوف بالتحديات لرواد الأعمال في دولة الإمارات العربية المتحدة. توجد العديد من المهام التي ينبغي إنجازها مثل وضع أهداف الكيان التجاري وتصميم المنتج واستراتيجيات التسويق وتسجيل الشركة. هناك ثلاث أنواع رئيسية متوفرة في الدولة لكل منها فوائدها وأغراضها التي تميزها عن الأخرى. اختيار أحد تلك الأنواع قد تكون مهمة شاقة لأنه يؤثر على جميع جوانب عمليات الكيان التجاري. سر اتخاذ القرار الصحيح هو فهم تداعيات كل من تلك الخيارات وأثرها على مستقبل شركتك.

تأسيس الشركات داخل الدولة

تأسيس الشركات داخل الدولة  يعود بالنفع الوفير على المستثمرين ورواد الأعمال. ويمكنك من إدارة عمليات شركتك في كل المناطق الخاضعة للسيادة الإماراتية. ولن تكون مقيدًا بحدود المناطق الحرة، في الماضي، لم يكن الأجانب قادرين على اتخاذ تلك الخطوة بدون كفيل إماراتي، لكن القوانين الجديدة لم تعد تفرض ذلك وصارت تمنح الملكية كاملة للأفراد بغض النظر عن جنسيتهم.

يجب استخراج رخصة تجارية  بالبر الرئيسي من دائرة دبي الاقتصادية كي تتمكن من الحصول على مساحة مكتبية في دبي. وهو ما يمنح شركتك الحرية المطلقة والمرونة التامة للنمو والعمل بالإمارة. ولك حرية إجراء المعاملات مع جهات محلية وبيع منتجاتك مباشرة في السوق دون أي تعقيدات.

تأسيس الأعمال بالمناطق الحرة

معظم الشركات العاملة بالبر الرئيسي تخضع لقيود وجمارك تجارية محددة وهو ما جعل المناطق الحرة أكثر جاذبية. فهي مناطق اقتصادية خاصة بدون أي ضرائب وقيود تصنيع أقل. إذا كنت متخصصا بمجال الاستيراد والتصدير، ففيها فائدة عظيمة لك حيث لا تفرض عليك أي رسوم جمركية.

تأسيس الشركات الخارجية «الأوفشور»

الشركات الأوفشور خيار فعال لتأسيس الشركات في دبي من حيث التكلفة والضرائب المفروضة إذا كنت تتطلع إلى التجارة الدولية. عليك تسجيل الشركة بمنطقة اوفشور بالدولة، وفور الحصول على الرخصة، يمكنك بدء عملياتك خارج المنطقة التي سجلت بها الشركة.

توجد عدة مزايا لشركات الأوفشور تعود بالنفع على ريع شركتك. أنت معفي قانونًا من ضريبة الشركات والقيود المحاسبية. ويمكنك أيضًا فتح حساب بنك خارجي «اوفشور» مما يسهل عليك المعاملات الدولية.

اختيار المساحة المكتبية قد يكون أهم قرار تتخذه، نظرًا لأثره البالغ على أرباح الشركة وحماسة الموظفين والحفاظ على العملاء. وهناك أنواع مختلفة من مقرات العمل في دبي لكل منها ما يميزها عما سواها والاختيار بينها قد يكون مهمة عسيرة. سر اختيار المكان الصحيح هو فهم الفروقات بينهم وكيفية تأثير كل منها على شركتك.

المكاتب المجهزة والمكاتب التقليدية

تعتمد معظمة الشركات بدولة الإمارات على المكاتب التقليدية. حيث تستأجر الشركات مساحات لعدد ما من السنوات، والاستئجار أكثر فعالية من حيث التكلفة مقارنة بتملك تلك المساحات، وهو الخيار الذي تفضله الشركات بما في ذلك الشركات الناشئة. لكن مؤخرًا بدأ السوق يميل نحو المكاتب المجهزة بالخدمات في دبي.

المكاتب المجهزة بالخدمات هي نوع جديد من المساحات المكتبية التي تمكنك من استئجار مساحة مؤثثه ومجهزة بكامل المعدات والمرافق. وعلى خلاف المكاتب التقليدية، إدارة العقار تظل مسؤولية المؤجر الذي يتولى جميع أمور الصيانة ودفع الفواتير والإصلاحات.

سرعة افتتاح المقر

أهم ما يميز المكاتب التقليدية عن المجهزة هي سرعة تجهيز المساحة المكتبية قبل الافتتاح الرسمي. في المكاتب التقليدية أنت مسؤول عن توريد الأثاث والمنافع والخدمات لذا يستغرق الأمر وقتًا أطول لافتتاح النشاط التجاري. ويستغرق الأمر وقتًا أطول إذا كانت الشركة في بداياتها حيث لن يكون لها مصادر قائمة سلفًا.

على الجانب الآخر، المكاتب المجهزة يمكن افتتاحها على الفور. فهي مؤثثه بالكامل والمرافق مثل الإنترنت والكهرباء متاحة بها سلفًا. وقد عمل مصممو ديكور داخلي على تصميمها لذا لن تتطلب تعديلات إضافية. عقب توقيع اتفاقية الإيجار، يمكنك الانتقال وبدأ عمليات النشاط التجاري خلال يومين أو ثلاثة.

متطلبات الموازنة والنفقات

معظم رواد الأعمال يعتقدون خطئًا أن المكاتب المجهزة أعلى تكلفة من المكاتب التقليدية. لكن السعر المعلن عنه الذي قد يبدو أعلى تكلفة في الواقع يشمل جميع تكاليف الكهرباء والإنترنت والمياه ومكيف الهواء والصيانة. إيجار المساحات التقليدية لا يشمل تلك الخدمات وتتحمل أنت دفع تلك التكاليف.

بالإضافة إلى ذلك، تتطلب المكاتب التقليدية المزيد من رأس المال بسبب طول مدة عقود الإيجار. وهو ما يعسر الأمور على الشركات الناشئة ويضيف إلى العوامل التي يجب اعتبارها لحساب رأس المال اللازم. لكن بإمكانك استئجار مكتب مجهز في الإمارات ودفع إيجار شهري، وهو خيار أكثر جاذبية.

مرونة المساحة والحجم

تلك التغييرات تمكن الشركات من النمو واغتنام الفرص. فور توقيع عقد الإيجار للمكاتب التقليدية، تصبح مقيدًا بالعقد وبالمساحة المحددة. بينما تتسم المكاتب المجهزة بمرونة أكثر، حيث يمكنك الحصول على مساحة مكتبية أكبر بسهولة أو تصغيرها مرة أخرى عند الحاجة.

اختيار المساحة المكتبية الصحيحة يسهل عليك إدارة شركتك ويجنبك الكثير من الشواغل، ويضيف إلى ريع شركتك ونجاحها. تقدم المكاتب المجهزة بالخدمات المتاحة للإيجار في دبي مجموعة من المرافق والخدمات الممتازة التي تعينك على زيادة الإنتاجية ورفع الروح المعنوية للعاملين وعلى إدارة الوقت.

مكان الفعالية هو أهم جوانب الفعالية، وهو الذي يحدد عدد الأفراد والقالب الذي يحكم شكل الفعالية النهائي ويؤثر على جوانبها اللوجستية. اختيار المكان المناسب قد يكون مهمة صعبة، خاصة بالنظر إلى الخيارات العديدة المتوفرة في دبي. واختيار المكان المناسب يجذب الأنظار إلى شركتك بالإضافة إلى العديد من المزايا الأخرى.

خلق صورة إيجابية

قاعة المؤتمرات المناسبة تجد بها الأثاث الترفيهي الأنيق والبنية الرائعة والإطلالات الجذابة والبيئة الفريدة من نوعها. كل ذلك يضمن استمتاع ضيوفك بتجربة تمنحهم انطباعًا إيجابيًا عن الشركة. ويشجعهم على استخدام منتجاتك وخدماتك، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات وزيادة حصة شركتك السوقية. إذا كان نشاطك التجاري يتسم بالمنافسة الشديدة، فهذا من شأنه أن يمنحك ميزة تنافسية.

الانطباعات الإيجابية تمنحك أيضًا بعض الأفضلية في المفاوضات مع الموردين وشركاء الأعمال، مانحة إياك صفقات أفضل مما يخفض تكاليف الإنتاج. وسيزيد ريعك بدوره ويزداد دخل الشركة الذي يتم استثماره في الجوانب التي تتطلب المزيد من التمويل مثل التسويق وإدارة الموارد البشرية.

سير الفعالية بسلاسة

تُعقد فعاليات الشركات لتحقيق أهداف محددة، مثل منح المكافآت لأصحاب المواهب من العاملين أو التواصل المهني مع عملاء محتملين أو اكتشاف شركاء جدد للانضمام إلى شركتك. إذا كانت هناك مشاكل بمكان استضافة الفعالية فقد يؤدي ذلك إلى انقطاعات تؤثر سلبًا على احتماليات تحقيق تلك الأهداف.

ينبغي أن يحتوي مكان استضافة الفعالية على جميع المرافق والخدمات الضرورية لتحقيق تلك الأهداف وضمان سلاسة سير الفعالية. أما إذا لم تكن تلك المرافق أو الخدمات متاحة في مكان الاستضافة، سيتعين عليك ترتيب توريدها من مصادر موثوقة. لضمان سلاسة سير مؤتمراتك ومعارضك، أحد الخيارات الممتازة هي اختيار مركز أعمال في دبي. حيث يتوفر به المعدات الموثوقة والتكنولوجيا وقاعات الاجتماعات التي يمكنك استغلالها لضمان نجاح الاجتماع. يمكن للموظفين أيضًا إجراء المهام الخاصة بالنشاط التجاري بسهولة وتجنب أي تأخيرات أو انقطاعات.

إنشاء بيئة مناسبة

الانطباع الذي يوحي به مكان استضافة الفعالية له أهمية تعادل أهمية المرافق المتوفرة بها. فعاليات الشركات تحقق أكبر قدر ممكن من النجاح عندما تحظى ببيئة مثالية. فأجواء الفعالية تتغير تبعًا لنوع الفعالية التي تنوي عقدها، واختيار المكان الملائم قد تكون مهمة شاقة نظرًا لاختلاف الأماكن الراقية في دبي واختلاف تصميماتها وأجوائها. سر اختيار المكان المثالي هو التخطيط وعدم التشكيك في حدسك. وتحديد متطلبات التصميم تساعدك على إقصاء العديد من الخيارات المحتملة لأماكن استضافة الفعالية. ثم أتبع ذلك بملاحظة الشعور الذي يبعثه في نفسك المكان.

أماكن استضافة الفعاليات في دبي تتسم بتنوع مرافقها وخدماتها. عليك اختيار المكان المثالي لضمان سير فعاليتك بدون أي تعقيدات.

اختيار قاعة الاجتماعات الملائمة أمر في غاية الأهمية لضمان نجاح فريقك في تحقيق جميع الأهداف. المساحة المثالية هي التي تمكن موظفيك من ابتكار أفكار جديدة ومشاركة آخر التحديثات وإيجاد الحلول في بيئة لطيفة ومجهزة بالمعدات الكافية. إيجاد المساحة المثالية قد تكون مهمة صعبة نظرًا لوفرة الخيارات واختلافها في دبي. ويكمن السر في اختيار قاعة تناسب متطلباتك، فعند أخذ تلك العناصر بعين الاعتبار، تصبح المهمة سهلة المنال.

حجم قاعة الاجتماع

حجم قاعة الاجتماعات يعتمد  على عدد أفراد الفريق. فإذا كانت صغيرة، فهذا يعني أن المكان سيكون مكتظًا ولا يشجع على إشراك الموظفين لعدم شعورهم بالراحة. والمساحات الواسعة أكثر من اللازم ستشتت انتباه العاملين وتعوق الإنتاجية. بالإضافة إلى احتمال ارتفاع النفقات بسبب التكلفة الزائدة للمساحات الأوسع. ينبغي اختيار يلائم حجم فريقك دون زيادة أو نقصان.

الموقع وسهولة الوصول

أحد أهم جوانب النجاح اللازمة لأي اجتماع هي إمكانية وصول جميع المشاركين لمقر الاجتماع بسهولة. فإذا كان مقر الاجتماع بعيدًا أو يصعب الوصول إليه، سيتأخر البعض وقد يتغيب البعض الآخر. لذا يجب اختيار موقع قريبًا من مكان وجود معظم أفراد الفريق أو اختيار موقع يسهل الانتقال إليه. من الهام أيضًا إذا كان لدى أي من المشاركين احتياجات خاصة أن يتوفر بمقر الاجتماع مرافق تلبي احتياجاتهم. تجهيزات الكراسي المتحركة والمصاعد قد تكون إلزامية وفقًا لاحتياجات المشاركين.

المرافق والمعدات

توفر المعدات اللازمة يضمن سير الاجتماعات بسلاسة ويضمن نجاح فريقك في تحقيق أهدافه. إذا كنت بحاجة إلى مرافق أو معدات معينة، ينبغي أن تبحث عن قاعة اجتماعات في دبي توفر تلك المتطلبات بمقرها. وذلك لتسهيل تنظيم الاجتماع وتجنب أي تعقيدات،

التعاقد مع جهات خارجية لتوريد تلك المعدات أو المتطلبات قد يؤدي إلى زيادة النفقات وزيادة مهام التنسيق. وقد يؤدي إلى تضييع الكثير من الوقت إذا لم تكن قاعة الاجتماع مهيئة لتناسب متطلبات الفريق، حيث ستضطر إلى البحث عن مورد آخر أو أدوات إضافية.

مرونة قاعة الاجتماع

بناءً على احتياجاتك، قد يكون البحث عن قاعة اجتماعات تتسم بالمرونة على رأس أولوياتك. إذا كنت تخطط لاستئجار نفس المساحة أكثر من مرة، يجب أن تكون قابلة للتهيئة وفق احتياجاتك. واختيار مزود خدمات يتمتع بالمرونة فيما يخص القواعد وعلى استعداد لتلبية متطلباتك يعود عليك بالنفع على المدى البعيد مقارنة بمزودي الخدمة المتشددين.

الأمان

لضمان سلامتك أنت والمشاركين أثناء الاجتماع، يجب أن يكون مقر الاجتماع مجهز بإجراءات أمنية كافية للحفاظ على أمنك أنت وفريقك. وتأمين غرفة الاجتماعات يحفظ خصوصية فريقك ويقصي احتمال وقوع أي انقطاعات. في حالات الطوارئ، تتولى تلك الإجراءات الأمنية مهمة تنبيهك أنت وفريقك والحرص على مغادرتكم للمبنى بأمان.

المكتب المجهز هو مساحة عمل مصممة ومدارة ومؤثثة بالكامل وتقدم عددًا من الخدمات تشمل التقنيات والاتصال وخدمات إدارة مرافق أخرى. تزايد مؤخرًا الميل إلى المكاتب المجهزة بدبي في ظل الأوضاع الاقتصادية بعد الجائحة نظرًا لفعاليتها فيما يتعلق بالموارد وتوفير النفقات ومرونتها.

مزايا المكاتب المجهزة

سهولة التأسيس

البحث عن موقع لكيان تجاري حديث قد تكون مهمة تستهلك الكثير من الوقت، وهناك عدة عوامل يجب وضعها بالاعتبار مثل الموقع والأثاث واللوجستيات والبنية التحتية. يتوفر بالمكاتب المجهزة جميع المتطلبات الأولية لتأسيس كيان تجاري جديد ويشمل ذلك الأثاث وإمكانات التواصل وتصميمات مساحات العمل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمكاتب المجهزة تسهيل ونزع الضغوطات من عملية التأسيس والانتقال من وإلى المكتب.

المرونة

عادة ما تتسم المكاتب المجهزة بالمرونة التي تراعي احتياجات كل عميل فيما يخص التجهيزات. وعلى خلاف المكاتب التقليدية، فإن وقت استخدام المكاتب المجهزة المنصوص عليه في العقد يتراوح بين عدة أسابيع وعدة سنوات، وهو ما يعني أن للمؤسسات حرية تأسيس مقراتها حينما شاءت أو إزالتها حسب الحاجة. أكثر من يستفيد من تلك الميزة هي الكيانات التجارية حديثة العهد التي تبحث عن مساحة لافتتاح أعمالها على الفور لكنها تفتقد لرأس المال. ترتيبات العمل بالمكاتب المجهزة تتسم بالمرونة أيضًا حيث يكون معظمها مفتوحًا 24/7 ومجهز بإمكانات العمل عن بعد.

عناوين مهنية مرموقة

تقع معظم المكاتب المجهزة في مواقع مرموقة مثل مركز دبي التجاري العالمي وهو عامل جذب للعملاء المحتملين ويسهل عليهم الوصول. فالمكاتب العصرية حسنة التصميم والمؤثثة بالكامل التي تقع في قلب المدينة لا بد أن تخلف انطباعًا إيجابيًا لدى العملاء، وتؤدي لتعزيز الكيان التجاري وتيسير نموها.

عاملين إداريين مدربين

يتوفر لدى العديد من المكاتب المجهزة عاملين إداريين يتمتعون بخبرة إدارة المهام الروتينية للمؤسسات مثل إدارة المستندات والجدولة وصيانة المكتب. وهو ما يمكن أصحاب الأعمال والمديرين من توفير الوقت والتركيز على القيام بأعمال الكيان التجاري. بالإضافة إلى ذلك، فإن العاملين الإداريين المدربين، بما في ذلك مختصي تقنية المعلومات (IT)، يتولون مهمة تسهيل الانتقال من وإلى المكتب وإزالة أي معوقات ومعاونة المؤسسة بالمهام الصغرى التي لا تتطلب موارد حيوية من الشركة.

المكاتب المجهزة أم المكاتب التقليدية

معظم المساحات المكتبية التقليدية تتطلب اتفاقيات طويلة وعقود إيجار وقد تجد الكيانات التجارية الصغيرة ذلك أمرًا مقلقًا. على الجانب الآخر، توفر المكاتب المجهزة عقودًا مرنة ذات خيارات قصيرة الأمد وتكاليف شهرية. وفترات العقود المرنة تلك تمنح المؤسسات خيارات تأسيس وإنهاء أبسط.

وحيث إن المكاتب المجهزة في دبي تقع في أماكن مرموقة وسط بيئات عمل قائمة، يتسنى للمؤسسات الوصول إلى فرص شراكات أكثر وفرص تواصل وتعاون مع نظرائها وفرص إرشاد من المؤسسات الأخرى في المركز التجاري.

ويختلف المكتب المجهز عن المكتب التقليدي أيضًا في نوع المرافق المقدمة، فمعظم المكاتب العادية بها مرافق ثابتة على المؤسسات دفع تكاليفها حتى ولو كان استخدامها نادر. لكن العديد من المرافق بالمكاتب المجهزة تكون اختيارية مثل قاعات الاجتماعات والمساحات المكتبية الأكبر مساحة، ولا يجب على المؤسسات الدفع إلا عما تحتاج إليه وتستخدمه. وهذا يعزز استغلال الموارد ويحد من نفقات النشاط التجاري، وبالتالي ييسر نمو متسارع للمؤسسة.

 

فاعلية الاجتماعات لها تأثير بارز في نجاح المؤسسات. الاجتماعات رديئة التنظيم قد تؤثر سلبًا على الإنتاج التشغيلي ومعنويات العاملين بالكيان التجاري. لقاعات الاجتماعات دورًا كبيرًا في إنتاجية الاجتماعات، وقد يكون تخصيص قاعة في المكتب للاجتماعات أمرًا مكلفًا وغير عملي للكيانات التجارية. لكن هناك عدة  مساحات للإيجار مخصصة للاجتماعات في دبي ممتازة ومجهزة بكامل الخدمات يمكنها تلبية احتياجات الكيانات التجارية. ما يلي بعض مزايا قاعات الاجتماعات المجهزة بالخدمات التي تزيد إنتاجية الاجتماعات.

التجهيزات الفنية

توجد عدة ضروريات فنية لازمة لنجاح الاجتماعات، ويشمل ذلك الطاولات والكراسي والاتصال بالإنترنت وشاشات العرض وألواح المعلومات وتجهيزات الصوت والفيديو وخلاف ذلك. في مساحات الاجتماعات المجهزة بالخدمات، جميع تلك المتطلبات الأولية يتم تلبيتها بمعرفة القائمين عليها، وهو ما يمنح المؤسسات حرية التركيز على المحتوى الرئيسي وعرض الاجتماع ذاته.

العديد من الأماكن المخصصة للاجتماعات التقليدية بها وصلات وبيئة فنية رديئة فيما يتعلق بتسهيل إقامة اجتماعات مثمرة. والقوى العاملة اليوم لديها علم واسع بالتقنيات الرقمية الحديثة وتتطلب أماكن اجتماعات بها أدوات التعاون المتطور وتجهيزات فنية أثناء الاجتماعات. أماكن اجتماعات الشركات في دبي مجهزة باتصال إنترنت وخدمات فنية متطورة أخرى تعزز إنتاجية الاجتماعات.

الجوانب الإدارية

تشكل الاجتماعات جزءًا معتبرًا من عمليات وتجارب القوى العاملة. وحسب طبيعة الكيان التجاري، قد يتم عقد أكثر من اجتماع في اليوم الواحد. وتنظيم وجدولة تلك الاجتماعات بالإضافة إلى إعداد المستندات والمعاملات الورقية المتعلقة بها قد يشكل عبئًا على الشركة.  قاعات الاجتماعات المتاحة للإيجار والمجهزة بالخدمات بها سكرتارية ومحترفين يتمتعون بخبرة فيما يخص إدارة الاجتماعات. ويتولى الإداريين بقاعة الاجتماعات ترتيب جميع المتطلبات الإدارية والمعاملات والورقية وبذلك يتسنى للمؤسسة ترشيد موارد الشركة الحيوية.

كيف تدير اجتماعًا مثمرًا

فور تحضير قاعة الاجتماع والانتهاء من المهام الإدارية، يجب أن يركز منظم الاجتماع على المحتوى الرئيسي للاجتماعات وعلى تمكين التعاون الفعال بين المشاركين. يجب استثمار بعض الوقت قبل الاجتماع لتحديد موعد ومكان الاجتماع. ويجب أن يوافق على ذلك كل الأطراف، أو غالبًا ما يتوقع من المنظم أن يراعي راحة المشاركين. يجب على المنظم أن يكون لديه أجندة واضحة للاجتماع،

وفور بدء الاجتماع، يجب تخصيص بعض الوقت لإيضاح هوية المشاركين وأدوارهم. غالبًا ما يكون هناك متحدث رئيسي يدير النقاشات ويوجه سير الاجتماع، وينبغي أن يكون هذا المتحدث في مكان يسهل على جميع المشاركين رؤيته وسماعه. ولأن الاجتماعات هي بالمقام الأول أداة للنقاش والحوار، ينبغي أن تكون القاعة مجهزة بحيث يسهل سماع كل فرد من الحاضرين عند تحدثه. بعد الاجتماع، يعرض المنظم على المشاركات نشاطات ترفيهية لكي يحظوا بقدر من الاسترخاء قبل معاودة العمل. قاعات الإجتماعات المجهزة بالخدمات يتوفر بها مساحات ترفيهية وخدمات طعام وشراب للمشاركين.

ومهما كان حجم الاجتماع، فإن قاعات الاجتماعات لها دور هام في نجاح الشركة. والتأكد من سير الاجتماعات دون أي مشاكل فنية أمر في غاية الأهمية. بالإضافة إلى ذلك، فعلى المؤسسات التركيز على جعل الاجتماعات أرضًا خصبة للتعاون الفعال والحوار البناء لتحقيق أقصى إنتاجية مرجوة بالشركة.