قاعات الاجتماعات: 5 مخططات قابلة للتخصيص للغرف للتعبير عن علامتك التجارية الخاصة

شكل الاجتماعات جزءًا هامًا من الأعمال، بالإضافة إلى إنجاز مهمة تبليغ المعلومات وتحقيق التعاون بين الموظفين، تستخدم أيضًا كأداة هامة للتفاعل مع العاملين وتشجيعهم على مشاركة أهداف الشركة العامة.  وبخلاف الحاجات الأساسية مثل المرافق البصرية والمرئية والمقاعد المصفوفة بعناية، يمكن زيادة إنتاجية غرف الاجتماعات عند القيام ببعض التغييرات الهامة في مخطط الغرف.

حدوة الحصان

حدوة الحصان تشبه اجتماعات الطاولة المستديرة باستثناء أنها مخصصة للتركيز على متحدث واحد فقط، ويناسب هذا التصميم النقاشات والمناظرات التي يترأس فيها أحد الأفراد الاجتماع أو يقدم عرضًا مرئيًا.  يسمح صف مقاعد المشاركين بمشاركة عدد أكبر من مؤتمرات الطاولات المستديرة ويمنحهم تركيزًا ثابتًا منصب في اتجاه واحد. وهو ما ينتج عنه زيادة في نسب الانتباه والتفاعل بين المتحدث والموظفين. العديد من غرف الاجتماعات المؤجرة في دبي مجهزة على أساس مخطط حدوة الحصان، مانحة ميزة الانتباه الزائد ومانحة المشاركين نقطة تركيز موحدة.

مخطط الفصل الدراسي

تعقد معظم الاجتماعات حول مائدة مستديرة يجلس فيها الحضور أمام بعضهم البعض، لكن مخطط الفصل الدراسي مصمم لمحاكاة بيئة الفصول الدراسية، الذي يعود بالنفع عندما يكون عدد الحضور أكبر بكثير من عدد المتحدثين. ولتطبيق هذا التصميم ينبغي توفر لوحات عرض كبيرة أو شاشات وأنظمة صوت مناسبة بغرفة الاجتماعات لضمان المشاركة الفعالة.

المخطط غير الرسمي

تميل عدة شركات ناشئة لغرف الاجتماعات المريحة التي تحفز الإبداع ولا تمنح انطباع الرسمية في بيئة العمل، وتجهز غرف الاجتماع غير الرسمية عادةً بأرائك وثيرة مصفوفة بطريقة يمكن للمشاركين رؤية بعضهم البعض منها والتفاعل سويًا. لا تحتوي غرف الاجتماع غير الرسمية عادةً على إمكانيات فنية مثل أنظمة الصوت أو لوحات العرض. وإذا كان عدد المشاركين المتوقع منخفضًا وإذا كانت درجة التواصل جيدة بينهم، فإن المخطط غير الرسمي له أثر بالغ في تعزيز العصف الذهني والتعاون الإبداعي.

مخطط معمل المكتب

معمل المكتب هو مخطط مناسب للاجتماعات التي يؤدي فيها الحضور ويعملون على مهام يتم نقاشها، ويضمن الأسلوب العملي الذي يتميز به هذا المخطط إشراك الموظفين في موضوع الاجتماع. ويتشكل مخطط معمل المكتب من صفوف متعددة من المقاعد والطاولات ومنطقة عروض توضحية مركزية يسهل الوصول إليها ويتمكن المتحدث فيها من توجيه جميع الحاضرين بغرفة الاجتماع. يمتاز معمل المكتب بدرجة إنتاجية وتعاون قصوى بين المشاركين، وهو مناسب للاجتماعات المتعلقة بحل المشكلات العملي والتدريب على المهارات.

غرف زوم

في زمن ما بعد الجائحة، تعقد العديد من الاجتماعات عبر الإنترنت فقط. ويشارك الحاضرين في تلك الاجتماعات من منازلهم ولا يدخل قاعة الاجتماع فعليًا سوى أولئك الذين لا يعملون من المنزل. ويمكن إعادة تجهيز قاعة مجلس الإدارة الرئيسية بشاشات عملاقة وكاميرات ويب وأنظمة صوت ملائمة لتعزيز جودة الاجتماعات الافتراضية. العديد من مساحات اجتماعات الشركات في دبي تكون مجهزة بإنترنت ممتاز وإمكانات صوتية مرئية لتلائم وتحقق أقصى إنتاجية مرجوة من الاجتماعات الافتراضية.

تتأثر الاجتماعات بشدة بالوسط والبيئة التي تعقد بها، وأنجح الاجتماعات هي التي تعقد في مساحات مصممة بعناية للوفاء باحتياجات المشاركين والحفاظ على إنتاجيتهم. واستخدام قاعة اجتماعات مؤجرة يجعل عملية حجز وتجهيز القاعات عملية مبسطة وخالية من العوائق. واستثمار بعض الوقت والموارد في تخطيط وتنظيم قاعات الاجتماع يعود بالنفع العظيم على فاعلية تلك الاجتماعات.