كيف تؤثر المواقع الراقية على اختيارك مساحات الفعاليات؟

اختيار الموقع المناسب لفعاليات الأعمال قد يسبب نجاح أو فشل الفعالية. للموقع أثر عظيم تراه في جميع تفاصيل الفعاليات الأخرى مثل التاريخ وعدد الحضور وخيارات الطعام وتجربة المشاركين وغيرها. ونظرًا لتوفر عددًا من الخيارات المناسبة في مراكز الأعمال في دبي فإن الاختيار بينهم قد لا يكون بالأمر الهين. ويكمن السر في إيجاد موقع يلائم متطلبات الفعالية الخاصة، ويمكن تسهيل عملية الاختيار عند النظر إلى عاملين متعلقين بالموقع ويؤثران على سير الفعالية.

قبل بدء التخطيط للفعالية واختيار الموقع، يجب على المؤسسات دراسة ديموغرافية المشاركين المستهدفين جيدًا، حيث يؤثر عدد المشاركين المقدر تأثيرًا مباشرًا على نوع القاعة المختارة نظرًا لقدرة استيعاب كل منها. وعقب تحديد العدد المقدر، يمكن تقليص عدد الاختيارات، واختيار مقر راقي للفعالية له أثر كبير على نجاحها ويبسط عملية التخطيط بصورة كبيرة.

المسافة

يفضل أن يكون مقر الفعالية -في الظروف المثالية- بالقرب من سكن المشاركين المستهدفين، وهو ما يضمن أن المشاركين لن تستنزف طاقتهم في رحلة الذهاب والإياب من وإلى موقع الفعالية. إذا تم عقد الفعالية خارج مكان العمل، يجب أن تكون على بعد كاف من مقر العمل بحيث يشعر المشاركين بالانتعاش والحيوية بعيدًا عن مكان ممارسة العمل. المساحات الشهيرة والراقية عادة ما تكون في قلب المدن، وهي ميزة إذا كان المكتب والمشاركين المستهدفين مقرهم في المدينة.

سهولة الوصول

يجب أن يكون الموقع في مكان يسهل الوصول إليه داخل المدينة ومن سكن المشاركين عبر الطرق أو القطارات أو الطائرات، وإذا كان الموقع بعيدًا للغاية عن المناطق التي يسهل الوصول إليها بالمدينة فقد يواجه المشاركون صعوبة ويؤدي ذلك إلى تأخير كان من الممكن تجنبه. المواقع الراقية عادة ما يكون مقرها في أماكن قريبة من شبكات المواصلات، أي إن المشاركين يستطيعون الوصول إليها بسهولة باستخدام سيارات الأجرة أو المواصلات العامة، وقد تكون أيضًا على مسافة يمكن تخطيها مشيًا على الأقدام من محطات الحافلات أو القطارات الرئيسية.

الخدمات والمنافع

تحتوي قاعات الفعاليات الجيدة على جميع المرافق اللازمة لاستضافة الفعالية، ويشمل ذلك الأثاث المناسب والتحضيرات الصوتية والمرئية ومساحات الترفيه والحجرات المنفصلة لأغراض مختلفة ومرافق الطعام. تلك المساحات عادةً ما يصاحبها أيضًا عاملين مخصصين لتولي أعمالا بعينها مثل تقديم الأطعمة والمشروبات ومثل النظافة. ويمكن استخدام المساحات الترفيهية الملحقة أثناء فترات الراحة للاسترخاء واستعادة الحضور نشاطهم.  إذا كانت الفعالية ممتدة لأكثر من يوم، فإنه من الهام النظر في إمكانية تسكين الحضور لليلة أو أكثر. ويمكن الاستغناء عن ذلك إذا كانت قاعة الفعاليات لا تحتوي على غرف مخصصة لذلك بفنادق ذات سعات مناسبة على مسافة ملائمة من الموقع. وتقدم بعض مساحات الفعاليات خدمة حجز الفنادق للفعالية، وهو ما يجعل سير الفعالية يستمر بدون أي عوائق.

تقدم عدة قاعات فعاليات رائدة في دبي مجموعة من الخدمات والمرافق التي تضمن سير الفعالية بدون عوائق وبصورة سلسة. الوسط الذي تعقد فيه فعاليات الشركات يلعب دورًا هامًا في نجاحها، حيث يؤثر اختيار الموقع المناسب المجهز بمرافق ملائمة والأجواء المناسبة إيجابًا على استمتاع الموظفين ويضمن الإفادة من الفعالية ونجاحها.