لانطباع الطيب: أثر المرافق على فعاليات الشركات

فعاليات الشركات لا تقتصر على المظاهر البراقة، فعالية شركتك تعبر عن هوية علامتك التجارية وعقلية الشركة وكيفية تصرفها. وهي فرصة ممتازة لجذب انتباه العملاء المحتملين أو الشركاء أو حاملي الأسهم أو الموظفين. وهي مناسبة ممتازة لبناء شبكات العلاقات.

لكن إمكانية استغلال تلك الفرص تعتمد اعتمادًا مطلقًا على تجربة الحضور والانطباع الذي تلقوه خلال الفعالية. وذلك لأن الأفراد يتذكرون إحساسهم في لحظة بعينها أو كيف أثرت تجربة ما فيهم، وكلما كانت إيجابية زاد الوعي بتلك العلامة التجارية.

بالإضافة إلى اتخاذ القرار المناسب بشأن الموقع أو مقر الفعالية، اختيار المرافق المناسبة بمقر الفعالية في غاية الأهمية حيث يؤثر على نجاح فعالية الشركة وترك انطباع إيجابي لدى الحاضرين. ولتسليط المزيد من الضوء على هذا الأمر، نورد ثلاث طرق رئيسية تؤثر بها المرافق على فعالية شركتك.

ضمان السلاسة

تختلف التوقعات الخاصة بمقر الفعالية حسب طبيعة الفعالية ومدتها. فإذا كانت فعالية تستمر ليوم كامل مثلًا، يجب توفر مرافق مثل الطعام والمشروبات ودورات المياه. وإذا استمرت الفعالية حتى وقت الليل، ينبغي توفر مرافق الإضاءة الكافية التي تضمن استمرار نشاط الفعالية.

إذا كان جدول الفعالية يشمل عدة أنشطة عليك التأكد من أن مخطط القاعة ومساحتها يلائم تلك الأنشطة. على سبيل المثال، في بعض الحالات ستحتاج بعض الأنشطة إلى موقع خارجي بينما قد لا يتوفر ذلك في مقر الفعالية. إذا كانت المرافق اللازمة غير متوفرة بمقر الفعالية الذي اخترته فسيؤثر ذلك سلبًا على سير الفعالية ويعرقلها بينما ستنشغل أنت بمحاولة حل تلك المشكلات الخاصة بمرافق مقر الفعالية.

توفير راحة الحضور

نجاح إدارة فعاليات الشركات يعتمد على تمتع الحضور بالتجربة المثالية. يتوقع الحضور سير فعالية الشركة بسلاسة وبدون عقبات وفق خطة موضوعة بعناية بما في ذلك سهولة المواصلات ومرافق صف السيارات.

الانطباع الإيجابي للحضور يتأثر بجودة مرافق الجلوس في مقر الفعالية. فإذا كانت تجهيزات الجلوس لا توفر الراحة أو الرؤية الجيدة للمسرح أو الشاشة أو الأنشطة، يصبح من الصعب على الحضور متابعة سير الفعالية.

انخراط المدعوين بالفعالية

تعتمد فعاليات الشركات حاليًا على أحدث التكنولوجيات للحفاظ على تركيز واندماج وانخراط الحضور. والواقع أن فعاليات الشركات دائمًا ما يتوقع أن تحتوي على مرافق حديثة تمكن الحضور من فهم الفعالية بصورة أفضل.

من الضروري توفر المعدات والأجهزة المناسبة مثل أجهزة العرض وأنظمة الصوت ومرافق البث الحي وعازل الصوت (لتحسين الصوتيات في قاعة الفعالية) وتكنولوجيا شاشتي العرض وغيرها حسب نوع الفعالية التي تستضيفها وطبيعة أنشطتها.

يتوقع الحضور أيضًا توفر المرافق التي تسجل حضورهم وتتابعه بدون أي تعقيدات وبكل سلاسة. على سبيل المثال، انتشر مؤخرًا كيوسك التعرف على الوجه الذي يسجل تفاصيل المدعوين والتكنولوجيا التي يمكن ارتدائها مثل معصم اليد والشارات الذكية التي تضيف إلى إنتاجية الحضور واندماجهم في فعالية الشركة.

تواصل معنا في  The Executive Centre إذا كنت تبحث عن مقر لعقد فعالية لشركتك يتوفر بها أحدث المرافق التكنولوجية المريحة. تضمن قاعات الفعاليات لدينا ومرافقها تجربة لا تنسى تتسم بكفاءتها وتضيف إلى الغاية الأهم وهي نمو مؤسستك.